News Update :

July 15, 2012

Rambu-Rambu Kesehatan & Keselamatan Kerja

A. DEFENISI
Rambu-rambu keselamatan adalah peralatan yang bermanfaat untuk membantu melindungi kesehatan dan keselamatan para karyawan dan pengunjung yang sedang berada di tempat kerja.
Rambu-rambu keselamatan berguna untuk:
• Menarik perhatian terhadap adanya bahaya kesehatan dan keselamatan kerja
• Menunjukkan adanya potensi bahaya yang mungkin tidak terlihat
• Menyediakan informasi umum dan memberikan pengarahan
• Mengingatkan para karyawan dimana harus menggunakan peralatan perlindungan diri
• Mengindikasikan dimana peralatan darurat keselamatan berada
• Memberikan peringatan waspada terhadap beberapa tindakan yang atau perilaku yang tidak diperbolehkan

Warna yang menarik perhatian dapat juga digunakan untuk keperluan lainnya yang menyangkut keselamatan. Misalnya, warna untuk mengindikasikan isi aliran pipa dan bahaya yang terkandung di dalamnya. Pemilihan warna juga menuntut perhatian terhadap kemungkinan keadaan bahaya yang menyebabkan celaka. Misalnya, potensi akan adanya bahaya dikomunikasikan dengan warna kuning. Bilamana karyawan menyadari akan adanya bahaya di sekelilingnya, kemudian melakukan tindakan pencegahan dini, sehingga kemungkinan terjadinya kecelakaan, luka, cacat atau kehilangan yang lainnya dapat diminimalisir.
Bagaimanapun juga, manfaat dari rambu-rambu keselamatan adalah memberikan sikap waspada akan adanya bahaya, tetapi tidak dapat mengeliminasi atau mengurangi bahaya tersebut pada saatnya terjadi.
Panduan ini akan membantu kita, sebagai pemberi kerja, supervisor, komite maupun anggota dari penyelenggara kesehatan & keselamatan kerja di perusahaan, untuk dapat menggunakannya secara efektif dalam menerapkan rambu-rambu keselamatan di tempat kerja.
B. WARNA-WARNA TANDA KESELAMATAN

Hingga saat ini belum ada standarisasi warna yang digunakan di area kerja untuk mengindikasikan bahaya atau menunjukan peralatan keselamatan. Misalnya, warna untuk:
Lampu indikator atau saklar lampu
Pipa-pipa aliran material
Wilayah kerja
Garis pembagi wilayah kerja
Mesin
Peralatan Transportasi
Gang, lantai dan tangga


C. CARA PENERAPAN WARNA KESELAMATAN
1. Mengusahakan sesedikit mungkin penggunaan rambu yang beraneka warna. Hal ini untuk menekankan penyampaian pesan pada poin yang paling penting dan juga untuk menghindari kebingungan serta kelelahan mata memandang.
2. Memastikan bahwa para karyawan yang buta warna dapat memahami rambu-rambu dan makna dari warna keselamatan.
3. Mengkombinasikan simbol-simbol dengan pesan verbal yang singkat pada sebuah rambu.
4. Menggunakan lampu yang berkedip, sinyal suara atau menempatkan rambu-rambu disebelah warna keselamatan.

D. JENIS RAMBU KESELAMATAN
Satu dari tiga jenis rambu yang seharusnya digunakan untuk
menyampaikan pesan :
1. Rambu dengan Simbol
2. Rambu dengan Simbol dan Tulisan
3. Rambu berupa pesan dalam bentuk Tulisan
Rambu Tulisan seharusnya hanya digunakan apabila tidak adanya Simbol yang tersedia.


E. PENGELOMPOKAN RAMBU-RAMBU
Kelompok rambu-rambu dibagi dalam tiga bagian :
1. PERINTAH
2. WASPADA (Bahaya, Peringatan, Perhatian)
3. INFORMASI
Setiap kelompok digambarkan dalam bentuknya masing-masing, kemudian dibagi kedalam sub kelompok, selanjutnya dapat dikenali melalui warnanya.


F. APLIKASI WARNA SIMBOL RAMBU-RAMBU KESELAMATAN
Dalam sebuah rambu biasanya terdapat simbol di dalamnya, bisa berupa sebuah huruf atau gambar dengan dikelilingi garis membentuk pola geometri yang spesifik dan warna seperti contoh berikut ini:

Menggunakan simbol yang sederhana, mudah dipelajari dan dikenali. Termasuk kalimat yang sederhana untuk menegaskan pesan yang disampaikan atau untuk memberikan informasi tambahan. Berdasarkan penelitian, saat ini rambu yang paling efektif adalah kombinasi antara simbol dan pesan singkat.


G. POSISI ATAU LETAK RAMBU-RAMBU KESELAMATAN
Rambu-rambu harus mudah dilihat dan dipahami untuk membantu para Karyawan dan Tamu supaya segera dapat memahami rambu-rambu dengan menggunakan bahasa Indonesia baku dan simbol yang dapat dipelajari atau dikenali dengan mudah. Membuat simbol sesederhana mungkin, dan mengurangi perincian yang dapat membuat pesan menjadi tidak jelas.
Menghindari penggunaan rambu yang berisi pesan-pesan hanya dengan tulisan karena ini paling jarang ditaati. Dalam situasi dimana ketaatan diperlukan karena adanya bahaya, rambu akan menjadi paling efektif dan ditaati apabila berisi:
1. Sinyal kata seperti BAHAYA atau PERINGATAN
2. Simbol bahaya
3. Informasi tentang akibatnya apabila bahaya tidak dapat dihindari
4. Instruksi bagaimana menghindari bahaya

Posisi Rambu :
Rambu-rambu harus terlihat jelas, ditempatkan pada jarak pandang dan tidak tertutup atau tersembunyi.
Kondisikan rambu-rambu dengan penerangan yang baik. Siapapun yang berada di area kerja harus bisa membaca rambu dengan mudah dan mengenali warna keselamatannya.
Pencahayaan juga harus cukup membuat bahaya yang akan ditonjolkan menjadi terlihat dengan jelas.
Posisikan rambu dalam jarak pandang yang tepat sehingga bahaya bisa terlihat jelas.
Siapapun yang berada di area kerja harus memiliki waktu yang cukup untuk membaca pesan yang disampaikan dan melakukan tindakan yang diperlukan untuk menjaga keselamatan.
Posisikan rambu-rambu yang berhubungan bersebelahan, tetapi jangan menempatkan lebih dari empat rambu dalam area yang sama.
Pisahkan rambu-rambu yang tidak berhubungan.
Pastikan bahwa rambu-rambu pengarah terlihat dari semua arah. Termasuk arah panah pada rambu keluar di saat arah tidak jelas atau membingungkan. Rambu arah harus ditempatkan secara berurutan sehingga rute yang dilalui selalu jelas.
Rambu-rambu yang digantung di atap harus berjarak 2.2 meter dari lantai.

H. PENULISAN KALIMAT RAMBU
Mempertimbangkan untuk menggunakan rambu dengan multi-bahasa apabila ada Karyawan yang tidak bisa berbahasa Indonesia.
Mengguunakan huruf besar pada setiap huruf pertama dalam kata pertama, dan selanjutnya huruf kecil. Kata-kata PERINTAH atau PERHATIAN harus dalam huruf besar.

Jenis huruf yang disarankan adalah :


Mempergunakan kata-kata perhatian yang tepat. Seperti contoh:
• BAHAYA – memperingatkan bahaya serius atau kejadian mendadak yang akan secara jelas menyebabkan kematian atau luka permanen dan serius.
• PERINGATAN – menarik perhatian akan kemungkinan bahaya yang dapat menyebabkan kematian atau luka serius.
• PERHATIAN – memperingatkan kemungkinan akan bahaya yang dapat menyebabkan luka sedang atau cedera ringan. Ini juga dapat digunakan untuk memperingatkan tindakan-tindakan yang tidak aman.

I. PELATIHAN RAMBU KESELAMATAN
Menginformasikan kepada seluruh Karyawan bahwa rambu-rambu yang diterapkan di area kerja adalah untuk kesehatan dan keselamatan mereka. Maka dibutuhkan kerjasama dan perlunya umpan balik dari mereka agar sistem rambu berjalan dengan efektif.
Tidak semua orang menyadari bahwa disana ada maksud dari penggunaan bentuk geometri dan warna serta arti dari rambu-rambu keselamatan atau pewarnaan di peralatan kerja maupun mesin, sekeliling tempat kerja yang mengindikasikan adanya bahaya, untuk itu perlu pelatihan khusus bagi karyawan.

Melatih seluruh Karyawan sehingga mereka memahami :
Arti dari berbagai bentuk, simbol-simbol, jenis rambu, dan warna-warna yang digunakan
Isi dari pipa berdasarkan warnanya, label identifikasi atau metode pengindikasian yang lainnya
Adanya bahaya atau resiko berbahaya
Tindakan keselamatan untuk menghindari bahaya
Keselamatan dan prosedur darurat sehubungan adanya bahaya
Bagaimana menggunakan peralatan darurat keselamatan kerja

J. SOSIALISASI RAMBU-RAMBU KESELAMATAN
Jika sedang mengevaluasi sistem rambu keselamatan yang ada atau sedang merencanakan sesuatu yang baru, sistem rambu akan menjadi lebih efektif dan mudah dilaksanakan dengan meminta umpan balik serta saran dari para staff . Anda juga dapat menggunakan keahlian dari perwakilan kesehatan dan keselamatan kerja atau komite di Perusahaan Anda.
Diskusikan permasalahan yang terjadi seperti :
• Apakah para Karyawan telah memahami rambu-rambu yang ada?
• Apakah rambu-rambu yang ada telah menyampaikan pesan penting dengan tepat?
• Apakah rambu-rambu yang ada dapat dengan mudah dipahami?
• Apakah rambu-rambu itu telah memenuhi kebutuhan Karyawan dengan keterbatasan visual yang disebabkan oleh usia atau buta warna?
• Bagaimana dengan kebutuhan dari mereka yang tidak mengerti bahasa Indonesia?
• Apakah para Karyawan mentaati rambu-rambu yang ada?
• Adakah konsistensi dalam aplikasi rambu-rambu?
• Apakah rambu-rambu tersebut terlihat dengan jelas, tidak tertutup atau tersembunyi, dan diberi penerangan yang cukup?
• Apakah rambu-rambu tersebut efektif menarik perhatian pada saat ada bahaya?
• Apakah rambu-rambu diletakkan di area yang terbaik dan dalam jangkauan jarak yang tepat dengan bahaya?
• Apakah kondisi umum dari rambu-rambu yang ada? (lihat Merawat Rambu)
• Apakah rambu-rambu sesuai dengan persyaratan standarisasi yang ada?
• Area mana yang akan diuntungkan apabila tingkat keamanan ditingkatkan atau adanya rambu-rambu informasi umum?
• Rambu apakah yang paling penting diperlukan?
K. MENGEFEKTIFKAN RAMBU KESELAMATAN
Setelah menetapkan kebutuhan rambu di tempat kerja, maka baiknya dengan perwakilan kesehatan dan keselamatan kerja atau komite Perusahaan untuk menetapkan standar rambu-rambu yang akan digunakan diseluruh area kerja.Memastikan bahwa rambu-rambu diterapkan secara konsisten di tempat kerja.
Penelitian menunjukkan bahwa Perusahaan yang menerapkan sistem warna dan rambu yang seragam dengan membuat tanda bahaya yang lebih jelas dan mudah dikenali telah berhasil menurunkan tingkat kecelakaan. Karyawan mengerti bahwa rambu-rambu memiliki arti yang sama bahkan walaupun mereka bekerja di Departemen atau lokasi Pabrik yang berbeda.
Hal ini juga membuat para Karyawan dapat dengan cepat mengetahui lokasi semua bahaya dan peralatan keselamatan kerja, mempersiapkan mereka dalam keadaan darurat. Dalam menjaga kesehatan dan keselamatan kerja Karyawan, rambu-rambu yang ada di tempat kerja Anda harus menyediakan informasi yang cukup bagi setiap orang.
Rambu-rambu itu, terutama yang menandakan bahaya, harus:
Menarik perhatian orang
Secara jelas mengidentifikasi jenis bahaya
Menjelaskan tindakan segera yang perlu dilakukan untuk perlindungan keselamatan
Ditempatkan di tempat yang menyediakan waktu cukup bagi setiap orang untuk membaca dan mengambil tindakan
Dikenali dan dipahami oleh semua Karyawan
Memenuhi kebutuhan orang-orang yang buta warna, penglihatan terbatas karena usia, atau bahasa Indonesia
Memiliki ukuran yang sesuai dengan pentingnya isi pesan



L. MERAWAT RAMBU
Menjaga rambu-rambu keselamatan selalu dalam keadaan baik. Lakukanlah inspeksi terhadap rambu-rambu yang ada pada saat inspeksi rutin ke tempat kerja.
• Mengganti rambu-rambu yang rusak, cacat dan tidak sesuai atau yang sudah usang
• Mengganti rambu-rambu yang sering membingungkan atau menjadi salah pengertian
• Mencat ulang area-area dimana warna keselamatan sudah mulai pudar.













Referensi Simbol Rambu-rambu Keselamatan


Tabel 1.1 Rambu-rambu LARANGAN


Tabel 1.2 Rambu-rambu KEWAJIBAN


Tabel 2.0 Rambu-rambu WASPADA


Tabel 3.1 Rambu-rambu ZONA AMAN


Tabel 3.2 Rambu-rambu PEMADAM API


Tabel 3.3 Rambu-rambu INFORMASI UMUM


STANDAR OPERATING PROSEDUR
(SOP)


A. PENGERTIAN STANDAR OPERATING PROSEDUR (SOP)
1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

B. TUJUAN PEMBUATAN
1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
C. FUNGSI
1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Standar Operating Prosedur (SOP) diperlukan pada saat-saat seperti :
1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan
2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak
3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

D. KEUNTUNGAN
1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

Dalam menjalankan operasional perusahaan , peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.










E. CONTOH-CONTOH PENGGUNAAN STANDAR OPERATING
PROSEDUR (SOP)

1. STANDAR OPERATING PROSEDUR MIGAS

a. SOP Proses Separasi
Minyak yang keluar dari sumur pada umumnya terdiri dari gas, minyak dan air formasi. Bagaimana ketentuan standar prosedur operasi dari proses pemisahan ke tiga komponen tersebut. Harap dapat menjelaskan dengan Flow diagram proses pemisahan untuk masing-masing stasiun pengumpul.
Diinformasikan bahwa separator mendapatkan umpan dari berbagai jenis sumur seperti sumur gas, sumur minyak-gas dan sumur minyak. Bagaimana pelaksanaan dilapangannya apakah dilakukan pengaturan dari ketiga jenis sumur tersebut atau dilayani secara terpisah (satu jenis sumur satu separator)
Bagaimana ketentuan proses pemisahan (Separation Process) bila terdapat berbagai macam kondisi tekanan dari sumur-sumur. Berapa tekanan separator yang harus dipertahankan atau dikontrol. Apakah diperlukan pengontrolan tekanan pada sebelum separator atau pengontrolan pada separatornya saja.
Apakah proses pemisahan dilakukan secara bertingkat (muti stages) atau satu tingkat (single stage)
Apakah ada standard operating prosedure dari sistem pemisahan minyak air dan gas tersebut di stasiun pengumpul ini. Bila ada standar, apa yang menjadi acuannya atau standar perusahaan sendiri (Caltex).
Bagaimana pula prosedur proses pemecahan minyak yang emulsi. Apakah demulsifier yang dipakai berdasarkan ketentuan atau aturan tertentu. Bila ada, bagaimana ketentuannya dan dimana ditambahkan demulsifier, berapa jumlahnya, bagaimana mengontrol efektifitas dari pemakaian demulsifier tersebut.
Bagaimana ketentuan air yang sudah dipisahkan dari separator atau dari tanki timbun dan kemana dialirkannya atau, dibuang. Berapa kandungan minyak yang terbawa dalam air yang dibolehkan untuk dibuang.
Apakah pada stasiun pengumpul (SP) ini dipisahkan kondensat yang terkandung dalam minyak atau dalam gas yang keluar dari separator. Bagaimana ketentuan dalam hal pemisahan kondensat ini, apakah sudah ada SOP-nya.
Untuk kelancaran operasi proses pemisahan, apa saja alat kontrol utama yang dipakai, apakah sudah ada SOP-nya. Apa saja alat kontrolyang dipakai dalam proses pemisahan.
Selain dari termometer, manometer dan level gauge, apakah juga dipakai flow meter untuk mengontrol jumlah aliran gas/minyak. Dan dimana dipasang alat tersebut.Apakah sudah ada SOP-nya.
b. SOP Pengukuran
Minyak yang telah dipisahkan dari air dan gas di Separator ditampung dalam tanki minyak. Bagaimana ketentuan pengukuran jumlah minyak yang ada dalam tanki. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk settling. Apakah ada kaitannya dengan tanki, suhu dan tekanan tanki.
Apakah tanki timbun juga berfungsi sebagai tanki penyerahan minyak. Berapa jumlah tanki yang digunakan untuk penimbunan dan penyerahan. Apakah ada ketentuan jumlah penyediaan tanki termasuk ukurannya di stasiun pengumpul ini.
Tanki yang dipakai untuk penyerahan minyak tentunya telah dikalibrasi. Bagaimana Schedule pengkalibrasian tanki-tanki tersebut. Dan dalam jangka berapa lama dilaksanakan pembersihan tanki untuk tanki minyak.
Bagaimana cara pengukuran minyak yang ada dalam tanki yang mengandung air dan kondensat. Berapa jumlah air yang ditoleran dalam minyak sebagai air bebas dan sebagai emulsi. Bagaimana memperhitungkannya-nya pada waktu penyerahan ke Pertamina.
Standar apa yang digunakan dalam pemakaian alat ukur minyak yang ada dalam tanki. Apakah alat-alat ukur ini sudah dikalibrasikan. Dan bagaimana pemeliharaannya (perawatannya).
Siapa yang berwenang melakukan pengukuran isi tanki minyak yang akan dierahkan ke pertamina.Dan siapa yang menjadi saksi dalam pengukuran tersebut.
Apakah setiap minyak yang akan diukur, diambil sampelnya atau yang akan diserahkan saja yang diambil sampelnya.
Apakah pengukuran minyak dilakukan juga dengan Flow Meter. Dimana di pasang alat tersebut. Apakah ada sistem lain dalam pengukuran minyak di SP ini.
Lease Automatic Custody Transfer (LACT) umumnya digunakan di lapangan minyak untuk pengukuran minyak. Apakah sistem ini digunakan juga untuk pengukuran minyak Apakah sistem ini digunakan juga atau ada rencana untuk menggunakannya.
Air yang telah dipisahkan dari minyak namun masih mengandung minyak apakah dalam pengukuran minyak dimasukkan dalam perhitungan. Dimana dilakukan proses recovery minyak buangan ini.
Bagaimana prosedur pengukuran suhu minyak yang ada dalam tanki. Metoda dan prosedur apa yang digunakan. Bagaimana dengan termometer sebagai alat ukur, apakah dilakukan kalibrasinya juga. Apakah ada prosedur kalibrasi alat ini.
c. SOP Peralatan
Apa saja ketentuan tentang sistem manifold yang ada di stasiun pengumpul ini. Apakah ada standar Operating Procedure sistem manifold di SP ini.
Separator sebagai alat utama dalam proses separasi gas, minyak dan air, apakah ada ketentuan khusus tentang alat tersebut dan pengoperasiannya. Apa type separator yang ada di stasiun pengumpul ini.
Apa saja kelengkapan atau assesories dari peralatan separator ini, dan apa fungsinya. Bagaimana ketentuan-ketentuan bila alat kontrol dari separator ini tidak lengkap.
Bagaimana pula ketentuan tentang tekanan operasi dari separator. Separator ada yang bertekanan tinggi, sedang dan rendah. Bagaimana yang ada di stasiun pengumpul ini (SP).
Bagaimana pemeliharaan separator di lapangan ini, kapan dinyatakan separator tidak berfungsi lagi. Bagaimana dengan design separator terhadap kondisi operasi yang ada sekarang. Apakah masih dalam batas yang layak atau sudah dibawah design awal.
Tekanan dan level separator selalu dikontrol selama operasi berjalan, bagaimana ketentuan mengenai hal tersebut. Adakah SOP-nya.
Problem apa saja yang sering ditemui dalam pengoperasian separator SP ini.Bagaimana mengatasinya.
Bagaimana menetukan efisiensi dari separator ini.
Berapa banyak tanki yang disediakan di lapangan ini. Berapa ukuran tanki dan apakah seluruh tanki di lapangan ini berfungsi sebagai tanki untuk penyerahan minyak mentah.
Apakah ada ketentuan tentang tanki yang dapat digunakan sebagai tanki penyerahan minyak mentah. Apa bedanya dengan tanki timbun. Apa ada SOP tentang ukuran tanki, bentuk dan konstruksinya. Bagaimana SOP pengukuran dan penyerahan minyak mentah di SP ini.
Bagaimana SOP kalibrasi tanki yang dipakai untuk penyerahan minyak mentah tersebut. Bagaimana jadual kalibrasi tanki-tanki tersebut.
Bagaimana ketentuan tentang tank-cleaning procedure dari tanki yang ada di SP ini. Apakah tanki tersebut dilengkapi dengan kran-kran tempat pengambilan sampel.
Apakah tanki-tanki di Sp ini dilengkapi dengan steam coil untuk pemanasan minyak. Bagaimana kalau terjadi pembekuan dalam tanki atau kebuntuan pada pipa inlet dan outlet.
Apakah setiap tanki dilengkapi dengan pipa dan bagaimana bentuk penampungan air di dasar tanki. Bagaimana prosedur pengurasan air dalam tanki, berapa lama waktu yang diperlukan untuk pengurasan.



























2. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR NOAA
Merupakan suatu proyek pencegahan dan pengendalian kebakaran hutan Dinas Kehutanan Propinsi Sumatra SelatanProyek Pencegahan dan Pengendalian Kebakaran Hutan (FFPCP) yang didanai oleh Uni Eropa berbasis di Palembang, Sumatera Selatan, dan sejak Januari 1996 telah menerima data-data yang diperoleh dari satelit NOAA.
FFPCP pada tahun 1999 telah membuat buku panduan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang memberikan petunjuk yang rinci tentang prosedur yang diterapkan FFPCP untuk merencanakan, mengambil, mengolah dan menyimpan data dari satelit NOAA. Data-data tersebut juga dapat di integrasikan ke dalam Sistem Informasi Geographis (GIS) untuk membuat peta kebakaran, pemilahan terhadap vegetasi, dan statistik bio-fisik lainnya. Buku panduan Standar Operasional Prosedur yang terdahulu masih menggunakan sistem pengoperasian yang berbasis pada sistem DOS (Disk Operating System).
Di penghujung tahun 1999 sistem komputerisasi mengalami suatu masalah yang dikenal dengan nama Millenium Bug, hal ini menyebabkan sistem pengoperasian komputer mengalami kesalahan dalam sistem kalender atau penanggalan yang sistem waktunya tidak bisa menyesuaikan dengan waktu yang berlangsung saat itu. Masalah tersebut juga berdampak pada sistem komputer yang digunakan oleh FFPCP untuk menginterpretasikan data citra satelit NOAA.
Dengan adanya masalah tersebut maka FFPCP merasa perlu untuk memperbaharui sistem komputerisasi yang ada, yaitu dengan memperbaharui peralatan komputer berikut dengan piranti lunaknya. Dan oleh karena itu, Standar Operasional Prosedur yang terdahulu tentunya harus pula diperbaharui dengan SOP yang baru sesuai dengan piranti lunak yang digunakan.
NOM (NOAA Operation Manager) merupakan piranti lunak yang dikembangkan oleh departemen bidang ilmu lingkungan hidup (ESD) di NRI (Natural Resourches Institute) yang berpusat di Inggris. Environmental Sciences Department (ESD) telah mengembangkan suatu pendekatan yang disebut LARST (Local Application of Remote Sensing Techniques) yang memfokuskan dalam pengembangan sistem pengintegrasian yang lengkap dalam penangkapan dan pemrosesan data-data dari satelit (Meteosat, NOAA, SPOT and ERS).
Piranti lunak ini telah dirancang untuk dapat mengatasi dan menyesuaikan dengan masalah sistem kalender dan waktu pada komputer yang disebabkan oleh millenium bug. NOM merupakan sistem yang berbeda dengan sistem sebelumnya, sistem pengoperasiannya berbasis pada sistem windows.
NOM pada dasarnya dirancang untuk dapat:
• Menyediakan penggabungan data, memudahkan pemakai atau operator, juga merupakan alat operasional yang dapat menyaring data yang diterima dari NOAA
• NOM dapat lebih menyesuaikan dengan menyediakan fasilitas export data yang umum dan sederhana sehingga dapat dise suaikan dengan software atau piranti lunak yang digunakan untuk Sistem Informasi Geographis (SIG) dan pemprosesan citra.
• Lebih fleksibel dalam penggunanaan
Sehingga pada prinsipnya NOM bukan merupakan suatu sistem yang digunakan sebagai alat yang dapat digunakan untuk menerima data satelit NOAA ataupun alat yang digunakan untuk penelitian dalam sistem informasi geographis (SIG), tetapi hanya piranti lunak untuk memproses data dari citra satelit NOAA sehingga dapat memberikan hasil atau out-put yang berguna.

3. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KINERJA INSTANSI PEMERINTAH
Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.
Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.
Paradigma governance membawa pergeseran dalam pola hubungan antara pemerintah dengan masyarakat sebagai konsekuensi dari penerapan prinsip-prinsip corporate governance. Penerapan prinsip corporate governance juga berimplikasi pada perubahan manajemen pemerintahan menjadi lebih terstandarisasi, artinya ada sejumlah kriteria standar yang harus dipatuhi instansi pemerintah dalam melaksanakan aktivitas¬aktivitasnya. Standar kinerja ini sekaligus dapat untuk menilai kinerja instansi pemerintah secara internal mupun eksternal. Standar internal yang bersifat prosedural inilah yang disebut dengan Standar Operasional Prosedur (SOP).
Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja instansi pemerintah dalam melaksanakan program kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah sejumlah instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Prosedur operasional standar adalah proses standar langkah - langkah sejumlah instruksi logis yang harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran kerja.
Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.
Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan instansi pemerintah. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja pemerintahan dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsip manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi pemerintahan

(organisasi publik). Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip manajemen kualitas dapat diterapkan dalam SOP karena sifat organisasi pemerintah berbeda dengan organisasi privat.
Tahap penting dalam penyusunan Standar operasional prosedur adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja.
1. Analisis sistem dan prosedur kerja
Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi¬fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.
2. Analisis Tugas
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu :
a. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.
b. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.
c. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik
d. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain
e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran
yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.
Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.
3. Analisis prosedur kerja
Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah¬langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting. Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedur¬prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.
Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan; dan
membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu :
1) Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan;
2) Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya;
3) Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu;
4) Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;
5) Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan;
6) Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan;
7) Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu;
8) Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang
berubah;
9) Pembagian tugas tepat;
10) Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang
dilakukan;
11) Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya;
12) Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan;
13) Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;
14) Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya
Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam “buku pedoman organisasi” atau “daftar tugas”yang memuat lima hal penting, yaitu :
1) Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan);
2) Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan;
3) Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya;
4) Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman tersebut diterbitkan;
5) Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut
Penyusunan Standar Operasional Prosedur terbagi dalam tiga proses kegiatan utama yaitu Requirement discovery berupa teknik yang digunakan oleh sistem tersebut untuk mengidentifikasi permasalahan sistem dan pemecahannya dari pengguna sistem;
Data modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan sistem data; dan Process modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan struktur dan data yang ada pada seluruh sistem proses atau logis, kebijakan prosedur yang akan diimplementasikan dalam suatu proses sistem.
Dilihat dari ruang lingkupnya, penyusuan SOP dilakukan disetiap satuan unit kerja dan menyajikan langkah-langkah serta prosedur yang spesifik berkenaan dengan kekhasan tupoksi masing-masing satuan unit kerja yang meliputi penyusunan langkah¬langkah, tahapan, mekanisme maupun alur kegiatan. SOP kemudian menjadi alat untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan secara efektif dan efisien.

Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP adalah :
1) Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen
2) Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi
3) Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur organisasi
4) SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku
5) SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan
6) SOP tidak terlalu rinci
7) SOP dibuat sesederhana mungkin
8) SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan
prosedur lain
9) SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.
Berdasarkan pada prinsip penyusunan SOP di atas, penyusunan SOP didasarkan pada tipe satuan kerja, aliran aktivitas, dan aliran dokumen. Kinerja SOP diproksikan dalam bentuk durasi waktu, baik dalam satuan jam, hari, atau minggu, dan bentuk hirarkhi struktur organisasi yang berlaku. Proses penyusunan SOP dilakukan dengan memperhatikan kedudukan, tupoksi, dan uraian tugas dari unit kerja yang bersangkutan. Berdasarkan aspek-aspek tersebut SOP disusun dalam bentuk diagram alur (flow chart) dengan menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan urutan langkah kerja, aliran dokumen, tahapan mekanisme, serta waktu kegiatan. Setiap satuan unit kerja memiliki SOP sesuai dengan rincian tugas pokok dan fungsinya, karena itu setiap satuan unit kerja memiliki lebih dari satu SOP.

No comments:

Post a Comment

 
Design Template by panjz-online | Support by creating website | Powered by Blogger